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트렐로를 활용한 목표 달성 관리법소프트웨어 2021. 6. 14. 06:28
"방 좀 치우고 살아!"
어렸을 적 어머니가 내게 하시는 말씀 중 17,18번쯤 되는 레퍼토리다. 우리네 어머니들은 왜 그렇게 정리정돈을 강조하셨을까? 생활환경의 정리정돈은 일정한 배열과 배치와 같은 규칙을 만들어 물건들을 배치하는 것이다. 이에 대해 나와 같은 맥시멀 리스트들은 이렇게 되물을 수 있다. "무규칙 해 보이지만 나름의 규칙이 있는 데요?" 실제로 그렇다. 겹겹이 쌓인 옷들 속에서도 자신은 무엇이 어디에 있는지 다 알고 있다. 그래서 정리를 왜 해야 하는가를 이해시키기 위해서는 '어디에 무엇이 있는지 알기 위해서'가 아니라 '필요한 것을 최대한 빨리 찾기 위해서'가 되어야 한다.
즉 목표 도달까지의 효율성을 중점에 두고 생각해야 한다.
물건들을 정리하는 것은 구조적으로 정보들을 정리하는 것과 다를 바가 없다.
내 방 정리만 해도 골치가 아픈 맥시멀 리스트들은 쏟아지는 수 많은 정보를 정리하는데 골머리를 앓게 된다. 하지만 다행스럽게도 나는 앞서 나와 같은 고민을 했던 선구자들이 만들어 놓은 몇 가지 효율성 도구들을 통해 현실 속 내 방과는 반대로 디지털 속 나의 정보들을 체계적으로 관리할 수 있었다.
특히나 팀단위 프로젝트관리용이 아닌 개인용으로 사용해도 어마어마한 효율 증대를 가져다준다. 나는 실제로 3년 동안 몇 곳의 스타트업 팀에서 일하며 점차 나만의 목표 달성 방법을 발전시켜 왔다. 이제는 내가 진행하고 있는 몇 가지의 사이드 프로젝트에서 나의 방법론을 적용하여 사용하고 있고 팀원들에게도 소개하여 만족스러운 피드백을 받을 수 있었다.
Step 1. 목표 설정과 타임라인 작성
와이어프레임 구상을 위해 다이아그램을 써보았다.
1. 내가 이루고 싶은 목표를 브레인스토밍 하여 자유롭게 작성한다
우선 달성하고자 하는 목표를 브레인스토밍 하여 자유롭게 작성한다. 여기에 아주 적합한 도구로 다이아그램(Diagram)이라는 도식화에 최적화된 툴을 사용한다. 다이아그램을 이용하여 마인드맵이나, 플로우 차트를 그릴 수 도 있지만 종이에 적어도 되고 핸드폰을 통해 메모해도 좋다. 달성하고자 하는 목표를 모두 적어보자.
2. 작성된 목표들을 구체적이고 실현 가능한 과업으로 정리한다.
자신이 현재하고 있는 프로젝트, 학교 과제, 개인적 목표등 무엇이라도 좋다. 대신 작성된 목표들에 대한 구체적이고 명확한 과업을 작성한다. 구체적인 행위를 과업으로 설정함으로써 각 과업의 달성 여부를 객관적으로 판단할 수 있다. 예를 들어 몸을 만드는 게 목표라면 그에 따른 과업으로 '여름에 바디 프로필 촬영하기' 혹은 '체지방률 10% 만들기' 등을 작성해야 한다. '박재범 같은 몸만들기'와 같이 정량적으로 판단하기 모호한 과업은 지양하자.
엑셀로 정리한 타임라인
3. 각각의 목표마다 달성 목표 시기를 정하고 분기별 타임라인으로 정리한다.
이제 각각의 목표마다 목표 달성 시기를 부여한다. 그리고 캘린더나 엑셀을 이용하여 분기별 타임라인으로 정리한다. 프로젝트는 1Q~4Q까지 일 년을 4개의 분기로 나누어 분기별로 점검하며 최신화시키도록 한다. 장기 프로젝트도 마찬가지이다. 예를 들어 크라우드 펀딩 프로젝트를 6개월 동안 진행한다고 가정해보면 '펀딩 step 1', '펀딩 step 2'와 같은 식으로 2개의 분기에 나누어 관리한다.
Step 2. 과업 세분화
트렐로로 작성한 프로젝트 관리 보드
1. 각 과업을 카테고리 화한다
각 과업을 구체적 기준에 따라 카테고리 화한다. 예를 들어 채널 운영 카테고리에는 매일 인스타그램 콘텐츠 올리기, 블로그 글 일주일에 한 번 올리기 등의 과업을 묶을 수 있다. 트렐로는 프로젝트 관리를 위한 아주 편리한 툴이다. 마치 포스트잇을 떼었다가 붙였다가 하는 것처럼 가장 작은 단위인 카드들을 이동하고 작성할 수 있으며 구글 계정을 통해 쉽게 팀원을 초대하고 공유할 수 있다.
각 과업에 라벨을 붙여 한눈에 관리할 수 있다.
2. 각각의 과업에 마감기한을 부여한다.
우선 과업이 단일 업무인지 주간 혹은 일간으로 반복되는 과업인지를 라벨로 구분해 놓는다. 데일리로 체크해야 하는 과업은 매일 완료 여부를 체크한다. 이런 방법으로 기록을 해놓는다면 쉽게 성과를 체크할 수 있고 프로젝트 관리를 할 수 있게 된다. 그 누가 미완료로 꽉 채워진 보드를 만들고 싶을까? 매일매일 자신을 견제하도록 만들어 줄 것이다.
Step 3. 데일리 크로스 체크리스트 작성
이메일 주소만 입력하면 팀을 만들고 초대하여 공유할 수 있다.
여러 개의 보드를 만들 수 있다.
1. Step 1,2를 완료한 팀원들이 공동으로 작성할 수 있는 보드를 만든다.
팀으로 진행되는 프로젝트, 목표에 대해서 팀 보드를 만들어 공동으로 작성할 수 있다. 여러 팀을 만들 수 있고 각 팀별로도 보드를 여러 개 만들 수 있기 때문에 협업 툴로서도 손색이 없다.
2. 팀원은 매일 그날 수행해야 하는 과제를 작성한 후 하루의 마감전 수행 여부를 기록한다.
보드의 과업 카드를 클릭하여 체크리스트를 만들 수 있다. 데일리 체크리스트를 날짜별로 작성하고 그날의 과업완료 여부를 기록한다. 팀원들은 크로스체크를 통해 업무 완료를 서로 독려할 수 있게 된다. 크로스체크의 목적은 절대 서로 감시하기 위함이 아니다. 필자의 경우 개인적 목표라도 서로 체크를 해주는 것만으로도 엄청난 동기부여가 됐다. 거기에 가벼운 페널티나 보상을 정한다면 더욱 도움이 될 것이다.
꾸준히 기록하여 마감시기에 성과를 체크할 수 있다.
모른 척하거나 더욱더 영리해질 수밖에
지금의 1020 세대들은 거의 디지털 네이티브화 된 세대이다. 피하려고 한다고 피할 수 있는 흐름이 아니다. 디지털 디바이스 기반의 웹/모바일 툴들은 분명 점점 아날로그 도구들을 대체해 갈 것이다. 트렐로외에도 구글앱스, 슬랙, 노션 등 툴들은 이미 비즈니스 분야에서 널리 사용되고 있고 개인을 위한 도구로서도 손색이 없다.
가장 효과적이라고 검증된 방법조차도 본인에게 적합하지 않을 수 있다. 그러나 그 사실조차도 경험해보지 않으면 알 수 조차 없는 것이다. 자 세상에는 당신에게 날개를 달아줄 수많은 도구들이 애타게 당신을 기다리고 있다. 모른척하고 살거나 더욱더 영리해질 수밖에 없다. 물론 이런 도구들을 안쓰고 산다고 인생에 아무런 안좋은 일도 일어나지는 않을 것이다. 오늘 당신은 어떤 선택을 하고 있나?